Politique de confidentialité

Introduction
Le 1er janvier 2004, la troisième phase de la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE) est entrée en vigueur. La Loi régit les informations recueillies dans le cadre d'activités commerciales opérées par les organismes du secteur privé. Elle stipule que ces informations doivent être recueillies avec le consentement de leur propriétaire, pour un but raisonnable, utilisées dans les limites de l'usage pour lequel elles ont été recueillies, doivent être exactes, ouvertes à l'inspection et aux corrections de leur propriétaire et être stockées de façon sécuritaire. Rocky Mountaineer (RM) maintient déjà un haut niveau de sécurité en ce qui a trait à la confidentialité de vos informations personnelles, mais nous sommes maintenant obligés par la Loi de faire connaître les conditions de collecte, divulgation et stockage de vos données et d'obtenir votre consentement.

Ce qui suit résume les 10 principes que nous respectons pour la protection de vos informations personnelles.

1. Responsabilité
RM est responsable de la protection de toutes les informations personnelles sous son contrôle ou transférées à une tierce partie pour traitement. Les renseignements personnels peuvent inclure nom, adresse personnelle et numéro de téléphone, âge, numéros d'identification, informations de crédit, préférences client et autres articles se référant personnellement à vous en tant qu'individu. RM a nommé un Agent de la confidentialité qui assure notre responsabilité et notre conformité.

2. Fins d'identification
Lorsque des renseignements personnels sont recueillis par RM, nous identifions toujours la raison de la collecte et la façon dont les informations seront utilisées. Si nous avons recueilli des informations par le passé, nous ne les utiliserons à aucune autre fin que celle qui a été expressément indiquée au moment de la collecte. Les motifs justifiant la collecte de renseignements par RM peuvent inclure :

* la garantie d'une réservation de voyage;
* l'identification des préférences d'un invité et l'amélioration du service;
* l'établissement de l'admissibilité de l'invité aux offres promotionnelles;
* la provision d'informations produit demandées;
* l'envoi de nouvelles concernant des produits ou services susceptibles de vous intéresser.

Types d'informations recueillies
Le type d'informations que nous recueillons est lié à votre réservation existante ou potentielle de notre service. Cela peut inclure : nom, adresse, coordonnées, exigences d'assurance voyage, besoins en lien avec le voyage (restrictions médicales, alimentaires ou physiques), préférences, vérification de l'identité pour des services comme les chèques de voyage, informations de crédit aux fins de paiement et informations publiquement accessibles.

Comment nous les recueillons
Les informations sont obtenues à partir de questionnaires, inscriptions en ligne et demandes de renseignements. Elles sont également récupérées par notre centre d'appels, ou parfois à partir de tierces parties ayant effectué la réservation en votre nom (agences de voyage, voyagistes, grossistes en voyages). Des renseignements personnels peuvent également être obtenus à partir d'une demande d'emploi.

3. Consentement
Votre consentement sera obtenu soit en personne, par courrier, par courriel, par téléphone ou par Internet. Votre consentement peut parfois être sous-entendu (p. ex. lorsque nous transférons les informations utiles à un hôtel partenaire). De plus, RM peut demander à l'occasion une confirmation écrite ou verbale indiquant que les informations recueillies et conservées sont exactes et que vous donnez toujours votre accord à la conservation de ces informations.

Dans certaines circonstances, RM devra révéler vos informations personnelles sans votre consentement. Ces circonstances peuvent inclure :

* une situation d'urgence ou de vie ou de mort;
* une situation où la loi l'exige; ou
* lorsque exigé par un organisme d'exécution de la loi, d'enquête légale ou de réglementation.

4. Limitation de la collecte
Les renseignements recueillis seront utilisés uniquement aux fins indiquées au moment de leur collecte. RM ne recueillera ou conservera pas de renseignements personnels concernant ses invités ou employés sans discernement.

5. Limitation de l'utilisation, de la divulgation et de la retenue
RM ne révèle jamais vos renseignements personnels à d'autres fins que celles indiquées lorsqu'ils ont été recueillis, à moins d'avoir obtenu d'abord votre consentement. Nous ne vendons ni ne louons pas vos renseignements personnels, et nous ne conservons par ces renseignements plus longtemps qu'il ne le faut pour accomplir les buts de leur collecte.

6. Exactitude
Les renseignements personnels seront conservés dans un format exact, complet et à jour, dans la mesure nécessaire et raisonnable à l'accomplissement des buts de leur collecte.

7. Protections
RM protège vos informations personnelles à l'aide de protections de sécurité, qui correspondent à la sensibilité de l'information. Ces protections incluent la sécurité de nos installations; des classeurs verrouillés; des protections des technologies de l'information telles qu'un accès restreint à certains logiciels, des pare-feu et une protection logicielle; et la restriction de l'accès aux renseignements personnels aux employés et partenaires qui en ont besoin. Nos employés sont tenus au fait des politiques et procédures en matière de protection des renseignements personnels.

Il est possible que nous utilisions les services d'un tiers pour traiter les informations personnelles. Nous nous assurons cependant que des accords de confidentialité sont en place afin que vos informations demeurent protégées lorsqu'elles sont entre leurs mains.

8. Transparence
RM rendra ses politiques et pratiques s'appliquant à la protection des renseignements personnels disponibles à toute personne dont elle possède les informations.

9. Accès individuel
Sur demande écrite, RM vous indiquera si elle conserve des informations personnelles à votre sujet. Si tel est le cas, nous vous les transmettrons afin que vous puissiez en confirmer l'exactitude et l'exhaustivité ou les corriger, le cas échéant. Cependant, RM se réserve le droit de confirmer votre identité avant de vous fournir ces renseignements personnels. RM peut vous refuser l'accès dans certaines circonstances, incluant les cas pour lesquels votre accès pourrait avoir un impact déraisonnable sur la confidentialité d'autrui, les requêtes frivoles ou les demandes qui pourraient avoir un impact sur les droits et propriétés de RM.

Les demandes d'accès à vos informations personnelles doivent être envoyées par écrit à l'Agent de la confidentialité par courriel à privacy_officer@rockymountaineer.com par télécopieur au 604-606-7201 ou par la poste :
Agent de la confidentialité
Rocky Mountaineer
101 - 369 Terminal Avenue
Vancouver, BC

10. Mise en doute de la conformité
Le respect de cette politique par RM peut être mis en doute en faisant parvenir vos doutes ou plaintes à l'Agent de la confidentialité en utilisant l'une des méthodes précédemment indiquées.

Utilisation de nos sites Web
Vous pouvez visiter nos sites Web sans nous révéler votre identité ou vos renseignements personnels, incluant votre adresse électronique. Nos serveurs Web reconnaissent automatiquement votre nom de domaine lorsque vous visitez notre site, et ce renseignement est compilé afin de mesurer les statistiques concernant l'utilisation de notre site, incluant le nombre de visiteurs, la durée moyenne des visites, les pages consultées et autres informations similaires. Cependant, cette information n'est pas révélée ou partagée avec des tiers.

Le but de la collecte d'informations par RM est d'améliorer continuellement le contenu de nos sites Web et d'offrir à nos invités des voyages qui répondent au mieux à leurs désirs et préférences.

RM se réserve le droit de modifier cette politique à tout moment. Cette politique ne crée pas de droits contractuels ou autres droits légaux au nom de toute autre tierce partie et n'a pas pour vocation de le faire. En utilisant les sites Web de RM, vous signifiez votre acceptation des termes de notre politique de confidentialité.

Les sites Web de RM incluent des liens vers des sites tiers qui ne sont pas sous l'influence de notre politique de confidentialité. Lorsque vous quittez le site de RM, nous ne sommes plus responsables des pratiques de confidentialités d'autres compagnies. Nous vous recommandons de consulter leurs politiques de confidentialité avant de fournir des informations sur leurs sites.